Université Saint-Louis - Bruxelles
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Thème : Administration

Collaborateur·trice administratif·ve (h/f) à 0,3 ETP (11 heures 24 minutes/semaine) aux recyclages en droit et certificat en expertise immobilière (2019-21)


Date limite de candidature : 29 novembre 2019
Catégorie : Administratif-administrative

L’Université recrute un·e collaborateur·trice administratif·ve (h/f) à 0,3 ETP (11 heures 24 minutes/semaine), affecté.e au support des recyclages en droit et au certificat en expertise immobilière.

 

Cette offre est ouverte aux candidatures internes et externes et les candidatures peuvent être déposées en combinaison avec un des autres postes ouverts en administration de la recherche.

Entrée en fonction : dès que possible.

Tâches principales :

  • Logistique et appui administratif :
    • tâches de secrétariat (courriers, photocopies, contacts, etc.) ;
    • gestion des fournitures et des stocks (fournitures, ouvrages, documentation) ainsi que de la logistique des bureaux (clés, etc.) ;  
    • gestion coordonnée de fichiers d'adresses, mailing lists ;
    • aide à l'organisation de réunions, séminaires, conférences, colloques et formations et autres événements organisés par le Centre (gestion des inscriptions, réservation des locaux, d'hôtels, de transports, commande du catering, contacts en vue de la confection d’un flyer, etc.) ;
    • aide à l’organisation de l’accueil des personnes invitées par le centre en vue d’un séjour de recherche ou d’une intervention dans le cadre de la mission d’enseignement ;
    • soutien administratif et logistique aux membres des centres et instituts de recherche ;
    • organisation pratique de l'accueil des nouveaux et nouvelles membres et support aux démarches administratives ;
    • encodage des références des publications des membres (DIAL) ;
    • établissement et suivi du budget du centre ainsi que des factures.
  • Gestion de conventions de recherche :
    • veille en matière d’appels d’offre, bourses, subventions, prix, etc… ;
    • aide à la préparation des dossiers de candidature ;
    • compréhension et analyse des guidelines établies par les bailleurs de fonds afin d’accompagner les chercheur·e·s dans le montage des projets ;
    • contribution à la rédaction de rapports intermédiaires ;
    • gestion comptable et financière des conventions de recherche ;
    • gestion des budgets et des échéances ;
    • préparation des dossiers justificatifs ;
    • contacts avec les commanditaires ;
    • recherche de (nouveaux) partenaires ;
    • suivi des paiements, des remboursements, de la facturation ;
    • encodages ;
    • suivi des engagements et carrières des chercheur.e.s.
  • Communication :
    • développement et gestion des pages web du Centre ;
    • appui aux campagnes de promotion liées aux activités du centre ;
    • gestion de la visibilisation des activités du centre (contacts avec les médias, gestion de mailing-lists, création de newsletters, etc.).
    • support administratif à la diffusion et la vulgarisation des résultats de la recherche.
  • Aide à la publication :
    • appui à la finalisation formelle et à la diffusion des supports de cours et autres publications des membres du Centre ;
    • support en matière d’édition de revues  scientifiques ou autres publications : correspondance, réception et envoi des textes, relecture, aide à la mise en ligne, gestion du processus d’évaluation des articles, suivi du calendrier de publication, mise en forme des numéros, etc. ;
    • préparation et coordination du travail permettant l’établissement des rapports (internes ou externes) d’activité du centre ;
    • rédaction de pv de réunions et appui à la mise en forme de l’ordre du jour ;
    • recherche documentaire.

Certaines prestations pourront occasionnellement (environ une fois par mois) être attendues en début de soirée (jusque 20 heures maximum) ou le samedi matin.

Diplôme requis :

Diplôme de l’enseignement universitaire.

Profil recherché :

  • Parfaite maîtrise du français – la connaissance d’une seconde langue (idéalement l’anglais) est un atout
  • Goût du travail en équipe
  • Excellente organisation
  • Capacité à gérer son travail de manière autonome et à travailler dans l’urgence
  • Capacité d’adaptation dans un environnement de travail multitâches
  • Démarche proactive et esprit d’initiative
  • Très bonne connaissance des outils bureautiques classiques (traitement de texte, tableurs) et capacité à s’adapter à des outils bureautiques nouveaux

La rémunération mensuelle brute est fixée suivant l’échelle des traitements applicable au personnel administratif des universités.

Toute information complémentaire peut être obtenue en s’adressant à Monsieur Yannick Ninane (yannick.ninane@usaintlouis.be)

Les candidatures, accompagnées d’un curriculum détaillé et de la référence 2019-21, sont à adresser par mail aux adresses suivantes : yannick.ninane@usaintlouis.be et recrutements-administratifs@usaintlouis.be au plus tard le vendredi 29 novembre 2019.