Université Saint-Louis - Bruxelles
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Thème : Administration : Service financier et Service du personnel

Gestionnaire administratif ou une gestionnaire administrative affecté ou affectée à la cellule ressources extérieures du Service financier (50%) et au Service du personnel (50%) (F/H/X) (2022-15) - Prolongation de diffusion


Date limite de candidature : 31/08/2022
Catégorie : Administratif-Administrative (F/H/X)

L’Université souhaite amplifier l’indispensable collaboration transversale entre le Service financier et le Service du personnel en confiant à une même personne des missions et tâches, complémentaires, relevant de chacun d’eux.

Position dans l’organigramme :

Le gestionnaire administratif ou la gestionnaire administrative et comptable répond hiérarchiquement et fonctionnellement à :

  • la direction du Service financier pour le volet comptabilité de sa fonction, à mi-temps ;
  • la direction du Service du personnel pour le volet support RH de sa fonction, à mi-temps.

Missions :

=> Au Service financier :

Il ou elle concourt à la gestion administrative et comptable des ressources financières issues et dédiées à la recherche scientifique.

Il ou elle gère le flux de demandes adressées à la cellule ressources extérieures du Service financier (cellule REXT) et redirige, le cas échéant, l’information auprès des membres de la cellule concernés ou au niveau du Service financier. Dans ce cadre, comme pour l’exercice des missions relevant du Service du personnel, il ou elle collabore de manière étroite avec le Service d’administration de la recherche et les équipes de chercheurs et chercheuses de l’Université.

=> Au Service du personnel :

Il ou elle contribue à la gestion contractuelle et de paie pour toutes les catégories de personnel et et à la prise en charge des suivis liés à cette gestion, aux tâches de reporting interne et externe et aux informations diverses aux membres du personnel.

En tant que membre à part entière des deux équipes, il ou elle participe à la réalisation de leurs missions qui visent au respect par l’Université de ses obligations légales en tant qu’employeur ainsi qu’au respect du cadre réglementaire et financier applicable au financement de la recherche.

Tâches :

=> Au Service financier :

Le gestionnaire administratif ou la gestionnaire administrative comptable assume les fonctions et tâches suivantes :

  • Gestion des budgets institutionnels d’aide au parcours doctoral et de soutien aux centres de recherche ;
  • Suivi financiers de subventions thématiques liées aux missions de l’Université (enseignement, recherche et aide à la société) ;
  • Soutien au montage des dossiers de justification financière des subventions ;
  • Support comptable de la cellule REXT (opérations diverses, facturation, suivi de créances, etc.).

=> Au Service du personnel :

Les missions à poursuivre se déclinent notamment comme suit :

  • Suivi administratif et mise à jour des dossiers du personnel
  • Gestion des contrats
  • Enregistrements des données de paie dans la base de données du secrétariat social et dans les fichiers internes
  • Gestion des absences (maladie, congés, … )
  • Calcul du droit aux congés, du double pécule de vacances, de l’allocation de fin d’année
  • Etablissement de documents sociaux
  • Information aux membres du personnel sur leur situation contractuelle et de rémunération
  • Réalisation de simulations de coûts salariaux
  • Participation à l’élaboration du cadre et des budgets de personnel et d’autres rapports, internes et externes

Diplôme requis :                                                                                                     

Diplôme de l’enseignement supérieur non-universitaire de type court (bachelier ou graduat) en comptabilité ou autre formation avec une expérience en gestion financière et/ou comptable.

Profil requis :

  • Méthode, discrétion et rigueur ;
  • Parfaite maîtrise du français - la connaissance d’une seconde langue (idéalement l’anglais) est un atout ;
  • Très bonne connaissance des outils bureautiques classiques (traitement de texte, tableurs) et capacité à s’adapter à des outils bureautiques nouveaux ;
  • Excellente organisation et capacité d’adaptation dans un environnement de travail multitâches ;
  • Esprit d’équipe et bonne capacité à communiquer avec des profils financiers et non-financiers ;
  • Sens du dialogue

Une expérience des processus de gestion contractuelle et de paie est un atout.

Une connaissance du milieu universitaire l’est aussi.

Remarque : La présente description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible de faire l’objet de modifications.

Rémunération : Rémunération mensuelle brute suivant les barèmes applicables au personnel des universités.

Entrée en fonction : dès que possible.

Modalités de candidature : Les candidatures, accompagnées d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à adresser par mail, avec la référence 2022-15, aux adresses suivantes : corentin.bastin@usaintlouis.be, bernard.nyssen@usaintlouis.be et recrutements-administratifs@usaintlouis.be, au plus tard pour le 31 août 2022.

Informations complémentaires : Plus d’informations disponibles auprès de corentin.bastin@usaintlouis.be et bernard.nyssen@usaintlouis.be.