Direction du Service d’Administration de la Recherche et coordination administrative de l’IRIS-L à temps plein (F/H/X) (2023-02)

L’Université Saint-Louis - Bruxelles déclare vacant un poste de direction du Service d’administration de la recherche (SAR) et de coordination administrative de l’IRIS-L à temps plein (F/H/X).

Temps de travail et type de contrat :

Contrat à temps plein et à durée indéterminée.

Préambule

L‘Université Saint-Louis - Bruxelles est en phase de fusion avec l’UCLouvain, dont le décret a été voté le 14 décembre 2022 par le Parlement de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Celle-ci entrera officiellement en œuvre le 13 septembre 2023.

Dans le cadre d’une mobilité interne rendue possible grâce à cette évolution, l’Université Saint-Louis - Bruxelles est à la recherche d’un nouveau directeur ou d’une nouvelle directrice de son Service d’administration à la recherche (SAR), qui sera également amené·e à coordonner administrativement le futur institut de recherche IRIS-L destiné à regrouper - sous une même coupole - l’ensemble des centres de recherche existants au sein de l’Université Saint-Louis - Bruxelles. A l’opportunité de la fusion, la fonction de direction du SAR sera donc appelée dans les prochains mois à relever des challenges passionnants et porteurs d’innovation, notamment :

• Articuler les activités du SAR avec celles de l’Administration de la recherche de l’UCLouvain (ADRE), dans une logique multi-sites respectant le Schéma directeur de fusion négocié entre les deux partenaires ;
• Contribuer à la mise en place du nouvel institut de recherche IRIS-L.

Ce contexte en pleine évolution est sécurisé par une convention collective de travail garantissant le volume de l’emploi. Il représente une chance unique de contribuer à une dynamisation de la recherche et au renforcement des atouts de l’Université à une plus large échelle. Le nouveau directeur ou la nouvelle directrice du SAR et coordinateur·trice de l’IRIS-L en sera un acteur essentiel sur le plan administratif, et pourra s’appuyer à cet effet sur le soutien de ses responsables hiérarchique et fonctionnel directs, ainsi que sur une équipe dynamique et performante - tant au sein du SAR que de l’IRIS-L - et sur les autres services centraux de l’Université.

Remarque : la fonction de direction du SAR et son articulation par rapport au nouvel IRIS-L étant encore en phase de construction, il est attendu de la personne engagée qu’elle répartisse a priori son action entre le SAR à mi-temps et l’IRIS-L à mi-temps, cette répartition devant faire l’objet d’un suivi et d’une évaluation dans le temps.

Position dans l’organigramme :                                                                                                             

1) Sur le plan hiérarchique :

Le Directeur ou la Directrice du Service d’Administration de la Recherche (SAR) et coordinateur·trice de l’IRIS-L répond hiérarchiquement du Directeur administratif ou de la Directrice administrative, tant avant qu’après la fusion. Il ou elle exerce par ailleurs l’autorité hiérarchique sur les membres du SAR (et potentiellement le personnel administratif de l’IRIS-L) tant avant qu’après la fusion.

2) Sur le plan fonctionnel :

Jusqu’à la date de la fusion avec l’UCLouvain prévue le 13 septembre 2023, il ou elle répond fonctionnellement au Vice-recteur en charge de la Recherche (VRR). A cette échéance, il ou elle soutiendra fonctionnellement, en sus de la direction du SAR dont les tâches et missions sont de nature à évoluer suite à la fusion, le futur Président ou la future Présidente du nouvel institut IRIS-L dans la mise en place et la gestion de celui-ci sur le plan administratif.

Missions :

Le directeur ou la directrice du SAR et coordinateur·trice de l’IRIS-L :

• Dirige le SAR, en gère l’équipe et en coordonne les travaux ;
• Coordonne administrativement et logistiquement l’IRIS-L et son équipe une fois ceux-ci mis en place ;
• Contribue à l’élaboration et à la mise en oeuvre de la politique de recherche et de valorisation des résultats de recherche de l’Université ;
• Assure le soutien administratif aux chercheurs et chercheuses de l’Université dans la diffusion des appels, le montage de dossiers de candidatures et le suivi administratif des projets de recherche ;
• Réalise des statistiques, budgets, … ;
• Représente le SAR dans des réunions internes et externes.

Tâches :

1) Dans le cadre de la direction du SAR et de la coordination de l’IRIS-L :

• Gestion d’équipe : recrutements, entretiens périodiques professionnels, suivi des congés, … ;
• Coordination des travaux du SAR : réunions d’équipe, agenda, suivi des dossiers, … ;
• Représentation du service dans diverses instances internes ou externes, feedback aux membres de l’équipe sur les points traités ;
• Coordination interservices ;
• Mise en place et entretien d’un lien de collaboration fonctionnelle avec la direction de l’Administration de la recherche de l’UCLouvain (ADRE) ; association aux instances de gestion de l’ADRE et participation aux réunions de staff de l’ADRE.

2) Soutien de l’IRIS-Le en matière de recherche :

Coordination de la cellule administrative de l’Institut (CAI) :

• Soutien à la cellule logistique et comptable de l’IRIS-L (CLC) ;
• Soutien au chargé ou à la chargée de projets de recherche de l’IRIS-L.

Gestion administrative :

• Préparation de l’ordre du jour des réunions du Bureau et du Conseil de l’Institut ;
• Suivi des décisions du Bureau et du Conseil de l’Institut ;
• Aide à la rédaction des rapports annuels de l’IRIS-L ;
• Analyse et gestion de dossiers divers ;
• Promotion de l’IRIS-L :
  • Supervision de la communication interne et externe de l’IRIS-L ;
  • Supervision de la gestion du site de l’IRIS-L ; …
• Suivi des travaux de groupes de travail interuniversitaires ;
• Gestion des bases de données.

Gestion financière (en collaboration avec la cellule logistique et comptable de l’IRIS-L, le SAR et le Service financier) :

• Supervision de la gestion budgétaire des ressources de l'Institut ;
• Supervision de la gestion comptable de l’Institut (imputations / corrections) ;
• Soutien aux académiques dans la confection et la gestion budgétaire des projets ;
• Lien avec l’Administration des finances de l’UCLouvain (ADFI) ;
• Réalisation de reportings divers (budgets, tableaux comparatifs, …) ;
• Support de la cellule REXT du Service financier.

Aide aux chercheurs et aux chercheuses de l’IRIS-L (en collaboration avec le chargé ou la chargée de recherche de l’IRIS-L et le SAR) :

• Suivi de l’actualité de la recherche ;
• Analyse et diffusion des appels à projets (modifications réglementaires, calendrier, …) ;
• Organisation de séances d’information (FNRS, ARC, …), de séances d’accueil des chercheurs, … ;
• Contacts avec les promoteurs et promotrices de recherche ;
• Soutien au montage de projets de recherche (budgets, relecture des projets, contacts avec les bailleurs) ;
• Soutien des chercheurs et des chercheuses à l’utilisation des plateformes diverses (UE, Belspo, Innoviris, FNRS, …) ;
• Validation des dossiers (UE, Belspo, FNRS, …) ;
• Aide à l’élaboration, en collaboration avec le Service du personnel, des contrats des chercheurs (contrats d’emploi, bourses, renouvellements, …) ;
• Supervision de la gestion de la mobilité, des échanges nationaux et internationaux.

3) Soutien à la conception et  à la gestion de projets liés à la fusion :

• Réflexion sur la répartition des tâches et l’évolution des métiers au sein du SAR en collaboration avec l’UCLouvain et dans le respect de la vision multisites explicitée au Schéma directeur de fusion.
• Accompagnement du changement au sein des équipes du SAR et de l’IRIS-L.
• Participation à l’élaboration d’une vision de l’organisation administrative à mettre en place au sein de l’IRIS-L.

Diplôme requis : Diplôme de l’enseignement supérieur universitaire (minimum master).

Profil requis :

• Connaissance des mécanismes de financement de la recherche aux niveaux national et international.
• Leadership, capacité de gérer et de dynamiser une équipe, capacité de déléguer.
• Capacités relationnelles telles que l’écoute, la diplomatie et l’empathie, aptitude à établir de bonnes relations tant au sein de l’Université qu’à l’extérieur de celle-ci.
• Sens des responsabilités, capacité d’initiative et de planification, souci d’atteindre des objectifs établis.
• Bonne capacité d’analyse et de synthèse.
• Compréhension et maîtrise des outils d’information digitaux.
• Maîtrise de l’anglais.

Rémunération et avantages divers :

• Rémunération mensuelle brute fixée suivant l’échelle des traitements applicable au personnel administratif des universités.
• Remboursement intégral des frais de déplacement domicile-lieu de travail en transports en commun ; indemnité kilométrique pour les mêmes déplacements à vélo.
• Assurance groupe vie-décès.
• 23 jours de congés légaux + 5 jours à Noël + 5 jours à Pâques.
• Possibilité de télétravail partiel.

Entrée en fonction : dès que possible.

Date des entretiens :

Les candidat·e·s dont la candidature sera retenue seront invité·e·s à rencontrer les membres de la commission de recrutement lors d’un entretien qui se déroulera le mercredi 22 février 2023 en matinée (précisions suivront).

Modalités de candidature :

Les candidatures, accompagnées d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à adresser par mail, avec la référence 2023-02, aux adresses suivantes : caroline.gaussin@usaintlouis.be, yves.cartuyvels@usaintlouis.be et recrutements-administratifs@usaintlouis.be, au plus tard pour le mercredi 15 février 2023.

Informations complémentaires :

Plus d’informations disponibles auprès de :

• caroline.gaussin@usaintlouis.be, directrice administrative ;
• yves.cartuyvels@usaintlouis.be, vice-recteur à la recherche.